Mae’r Cyngor fel corff corfforaethol wedi’i rannu’n sawl adran wahanol
- Y Cynghorwyr fel unigolion
- Y Cadeirydd
- Y Clerc
Y Cyngor fel corff corfforaethol
Cyfrifoldeb y cyngor cyfan ydi unrhyw benderfyniad a wneir. Mae’r cyngor yn gyfrifol am y gwasanaethau sy’n cael eu darparu ganddyn nhw. Mae’n gosod polisïau er mwyn gweithredu ac yn penderfynu sut bydd arian yn cael ei godi a’i wario ar ran y gymuned. Mae’n gyfrifol am wario arian yn gyfreithlon, heb unrhyw risg, a chael y gwerth am arian gorau posib. Mae’r Cyngor yn cynrychioli a gwasanaethau’r gymuned gyfan yn gyfartal, ac fel rhan o’i ddyletswydd i sicrhau bod y gwasanaethau’n plesio pawb, rhaid i’r cyngor roi ystyriaeth i wahanol ddiddordebau holl etholwyr y gymuned.
Y Cyngor Cymuned ydi’r haen o lywodraeth leol agosaf at y bobl ac mae’n ceisio creu cysylltiadau agos â’r Cyngor Bwrdeistref Sirol er mwyn osgoi ‘trethiant dwbl’. Mae Cynghorau Cymuned â’r hawl i godi arian drwy godi trethi ( y presept) a gwario arian cyhoeddus. Y cynghorwyr eu hunain sy’n gyfrifol am reoleiddio’r gwasanaethau statudol sy’n cael eu cyflwyno, awgrymu syniadau, cymryd rhan mewn trafodaethau adeiladol, ymateb i anghenion a barn y gymuned ac ymddwyn yn agored a theg er mwyn galluogi’r cyngor i weithredu’n foddhaol er budd y bobl.
Cynghorwyr fel unigolion
Rhaid i gynghorydd, ar ôl cael ei ethol, arwyddo datganiad derbyn swydd a’r Cod Ymddygiad Aelodau, a chwblhau Cofrestr Buddiannau’r Aelodau (Deddf Llywodraeth Leol 1972, Gorchymyn Datganiad Derbyn Swydd 2001). Dyletswydd cynghorydd am y tymor o bedair blynedd ydi awgrymu syniadau er budd y gymuned, cael y gwerth am arian gorau posib a sicrhau fod y cyngor yn cael ei redeg yn gyfreithlon. Mae’n angenrheidiol fod y cynghorydd yn cynrychioli’r etholaeth gyfan, yn hytrach na’r rhai a bleidleisiodd iddo’n unig. Mae’n bwysig cynrychioli’r gymuned mewn modd cadarnhaol a rhaid i’r trafodaethau, boed yng nghyfarfodydd y Cyngor ai peidio, fod yn adeiladol, sy’n ystyried barn ac anghenion y gymuned. Os oes unrhyw fater yn pryderu cynghorydd, mae modd cysylltu â’r Clerc am gyngor.
Mae dyletswydd ar gynghorydd i ddadlennu unrhyw ddiddordeb neu ragfarn bersonol mewn cyfarfodydd. Mae angen i gynghorwyr ymddwyn yn foesol bob amser. Mae angen i bob cynghorydd dderbyn penderfyniadau mwyafrif y cyngor hyd yn oed os nad ydi’r penderfyniadau’n hynny’n cyd-fynd â’i farn bersonol.
Mae’n holl bwysig fod cynghorwyr yn mynychu cyfarfodydd yn rheolaidd, rhoi sylw i gynigion a chynorthwyo’r cyngor i wneud penderfyniadau ar ran y gymuned. Dylai pob cynghorydd baratoi ymlaen llaw drwy astudio’r agenda ac ymchwilio i’r materion a fydd yn destun trafodaeth.
Y Cadeirydd
Yn ôl y gyfraith, mae’n rhaid i’r cyngor benodi cadeirydd (Deddf Llywodraeth Leol 1972 S.14). Y cadeirydd sydd â’r awdurdod a’r cyfrifoldeb i sicrhau fod y Cyngor yn gwneud penderfyniadau effeithiol a chyfreithlon. Yntau sydd i arwyddo’r cofnodion sy’n cofnodi penderfyniadau’r Cyngor.
Dylai’r cadeirydd gydweithio’n agos â’r Clerc er mwyn sicrhau fod gan y cyngor y wybodaeth briodol ac wedi’i gynghori wrth wneud penderfyniadau. Er bod y cadeirydd yn cydweithio â’r Clerc er mwyn pennu cynnwys yr agenda, fel llofnodwr cyfreithiol, y Clerc sydd â’r gair olaf. Dylai’r cadeirydd sicrhau fod pob cynghorydd â’r cyfle i leisio’u barn mewn cyfarfodydd os ydyn nhw’n dymuno cyfrannu. Dylai sicrhau fod y drafodaeth yn berthnasol bob amser, ei chrynhoi fel bo’n addas a gwneud yn siŵr fod penderfyniadau pendant ar droed. Y cadeirydd sydd â’r bleidlais fwrw os ydi nifer y pleidleisiau’n gyfartal. Mae ei bleidlais gyntaf yn un bersonol fel cynghorydd cyffredin. Ei ail bleidlais yw’r bleidlais fwrw fel cadeirydd.
Y cadeirydd ydi wyneb cyhoeddus y cyngor ac fel arfer bydd lwfans yn cael ei roi er mwyn iddo fe neu hi allu cynrychioli’r cyngor mewn achlysuron dinesig neu eraill. Yn gyfreithiol, ni all y cadeirydd wneud penderfyniad ffurfiol ar ran y cyngor – dim ond y cyngor cyfan sydd â’r awdurdod i wneud hynny.
Y Clerc
Oherwydd i’r Clerc gael ei benodi, yn hytrach na’i ethol, caiff ei dalu fel swyddog i’r Cyngor. Mae modd i gynghorydd weithredu/ymddwyn fel Clerc, ond ni chaiff ei dalu.
Y Clerc ydi ‘swyddog priodol’ y Cyngor, (y swyddog addas i’r swyddogaeth berthnasol). Wrth ystyried arian, y swyddog priodol ydi’r Swyddog Ariannol Cyfrifol sydd, yn Nhrefriw, fel llawer o’r cynghorau eraill, yn Glerc hefyd. Dydi’r Clerc ddim yn atebol i unrhyw gynghorydd penodol na’r Cadeirydd hyd yn oed, ond i’r cyngor fel y cyfan. Rhaid i’r Clerc ymddwyn yn annibynnol ac yn wrthrychol, heb ffafrio unrhyw gynghorydd arbennig neu grŵp o gynghorwyr.
Dyletswydd y Clerc ydi darparu cymorth gweinyddol a chyngor proffesiynol ar holl weithgareddau’r cyngor, boed ynglŷn â’r gyfraith neu arferion da. Diben fe neu hi ydi gweithredu penderfyniadau’r cyngor pan fo angen. Y Clerc ydi’r prif gyswllt ar faterion y cyngor ar gyfer y cyhoedd, y wasg neu haenau eraill o lywodraeth leol.
Mae’r Clerc yn gyfrifol am nifer fawr o weithgareddau gwahanol. Rhaid iddo fe neu hi lunio agenda’r cyfarfodydd, y cofnodion, ysgrifennu adroddiadau a llythyrau, gwaith gweinyddol cyffredinol, cysylltu â’r wasg a chyfathrebu â’r cyhoedd, trefnu asesiad risg, asedau, rheoli staff, yn ogystal â chadw trefn ar y cyfrifon a’r gyllideb fel y Swyddog Ariannol. Fe neu hi hefyd ydi rheolwr y Fynwent o ddydd i ddydd a’r Cofrestrydd Claddedigaethau.